Impresiona ver las fantásticas hojas de cálculo, macros y plantillas creadas por algunas empresas de transporte para controlar los datos de sus vehículos. Sin embargo, la gestión de flotas es una tarea cada vez más compleja y desafiante, debido a la feroz competencia, la creciente demanda de entregas rápidas y precisas, los requisitos de seguridad cada vez más estrictos, y los altos costos asociados con el mantenimiento y reemplazo de neumáticos. En este contexto, es esencial contar con herramientas adecuadas para administrar eficientemente los aspectos críticos del negocio.
¿Pero cuándo debo pasar del Excel a un Software, y por qué?
Aunque muchas empresas medianas, e incluso algunas grandes, todavía confían en hojas de cálculo para controlar el rendimiento de los neumáticos y llevar el registro de los mantenimientos, la verdad es que a partir de las 10 unidades se hace muy evidente que una solución especializada ofrece varias ventajas -ni hablar de cuando se tienen 100, 300 o 700 vehículos por gestionar-.
Veamos 15 de las más importantes:
- Funcionalidad especializada: Los software especializados son diseñados específicamente para facilitar la gestión de flotas, lo que les permite brindar funciones especializadas que las hojas de cálculo de Excel no ofrecen.
- Facilidad de uso: Aunque Excel es ampliamente utilizado, es sólo un programa que se utiliza para muchos propósitos diferentes, por lo que el uso del software especializado en la gestión de flotas resulta en un mayor nivel de comodidad y facilidad de uso, como por ejemplo llevar el control de existencia y rendimiento de los neumáticos a través de herramientas 100% gráficas.
- Automatización: Las soluciones especializadas pueden automatizar prácticamente cualquier tarea de gestión de flotas que te puedas imaginar, incluyendo la generación de alertas y notificaciones sobre mantenimiento preventivo, vencimiento de certificaciones u otros documentos importantes.
- Integración con otros sistemas: Un software especializado en la gestión de flotas puede integrarse con sistemas contables, de facturación, de nómina o planilla, y con plataformas GPS o de Telemetría.
- Información precisa y en tiempo real: La información que proporciona el software especializado es precisa, confiable y se actualiza en tiempo real (especialmente si se integra con sistemas de geolocalización), lo que permite a la alta gerencia tomar mejores decisiones, optimizar el rendimiento y reducir costos.
- Multiusuario: Un software con base de datos permite el acceso simultáneo de múltiples usuarios (con accesos limitados de ser necesario), lo que mejora la coordinación y la eficiencia.
- Confiabilidad: Los datos almacenados en la base de datos son más fiables y precisos que los datos guardados en hojas de Excel, ya que las bases de datos tienen mecanismos de validación y verificación; además de que se reducen los errores por transcripción.
- Rapidez: Los datos se pueden consultar y buscar rápidamente con filtros y búsquedas personalizadas sin estar saltando de un archivo a otro como en Excel.
- Repositorio digital de imágenes: Una base de datos permite guardar imágenes digitales de toda la documentación de la flota y conductores, e incluso evidencia fotográfica de inspecciones o mantenimientos, minimizando el uso de papeles y agilizando la ubicación de estos archivos.
- Inteligencia de negocios: Un buen software de gestión de flotas ofrece informes predefinidos, y a la vez la capacidad de crear dashboards personalizados con base en los requerimientos de cada empresa, que permiten identificar datos ocultos o tendencias no tan evidentes.
- Sin renunciar a las hojas de cálculo: Desde un software los datos se pueden importar y exportar a diferentes formatos, entre ellos al propio Microsoft Excel.
- Escalabilidad: Un software es escalable, lo que significa que puede crecer y adaptarse a las necesidades de la empresa con el tiempo, sin las limitantes de las hojas de cálculo para manejar grandes volúmenes de datos.
- Seguridad: Los datos están seguros y a salvo en la nube, lo que minimiza el riesgo de pérdida de información.
- Correos electrónicos: Con un solo clic los usuarios pueden enviar correos electrónicos con órdenes de trabajo, requisiones, u órdenes de compra, a empleados o proveedores externos, sin necesidad de imprimir, o filtrar y guardar para posteriorimente adjuntar.
- Movilidad: Un software de gestión en la nube permite el uso de tablets o smartphones para que los conductores o supervisores puedan implicarse directamente en el registro de los datos.
Un estudio sobre transformación digital realizado por el BID en el 2022 identificó que el 51% de las empresas de transporte terrestre están implentando soluciones tecnológicas como parte de su transformación digital y 24% ya han desarrollado las primeras pruebas pilotos en aras de mejorar la eficiencia, la productividad y la seguridad de la flota. Algunas de las principales barreras para implementar un software especializado se halla en problemas estructurales (como acceso a Internet o a equipos de tecnología), y en barreras culturales, como la resistencia al cambio y la falta de priorización por parte de altos mandos en las empresas.
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