Política de Privacidad

Por medio de la presente TRANSPORTEX, establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que se aplicará en cumplimiento a Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013.

Por medio de la presente TRANSPORTEX, establece las Políticas de Tratamiento de Datos Personales que se aplicará en cumplimiento a Ley 1581 de 2012 y a su Decreto Reglamentario 1377 de 2013 según las leyes colombianas, aplicando los mecanismos a utilizar para garantizar de forma adecuada e idónea los datos personales recolectados a la fecha y a futuro en sus bases de datos, en consecuencia a sus actividades contractuales, laborales ,comerciales y entre otras, con el fin de permitir a los titulares el ejercicio del derecho de Habeas Data, garantizando los derechos de privacidad, intimidad, buen nombre, autonomía, en el tratamiento de los datos personales, y en consecuencia todas sus actuaciones se regirán por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. 1.- RESPONSABLE DE MANEJO DE DATOS: La entidad o persona responsable de la recogida, tratamiento y uso de los datos personales es Jinderson Quiroz Salcedo, NIT No. 15208350-2 (en representación de TRANSPORTEX), con domicilio en la dirección: Calle 196A Número 29-15, Villas de San Francisco del Municipio Floridablanca, Bucaramanga, Departamento de Santander, Colombia, con página web www.transportex.net, correo electrónico jquiroz@transportex.net y teléfono: +573136652771. 2.- RECOPILACION O RECOGIDA DE DATOS: De las personas que visitan el sitio web del Software TRANSPORTEX o cualquiera de nuestra cuentas en redes sociales o publicaciones hechas a través de éstas, obtenemos datos sobre el dispositivo utilizado, la dirección IP, la ruta por la cual llegó a nuestro sitio web y las actividades que realiza allí, así como cualquier información que nos haya enviado a través de formularios. Si proporciona los datos a través de formularios (en línea o desconectado, vía email o mediante comunicación telefónica) le solicitamos la siguiente información: nombres de la persona y la empresa, dirección de correo electrónico, su puesto/rol/cargo, número de teléfono, industria, tamaño de la empresa, área o servicio de interés, así como cantidad y tipología de la flota de vehículos. También podemos recopilar su información a través de foros de debate u otros medios sociales administrados por nosotros o por terceros, competiciones, promociones, encuestas y otros eventos o puntos de interacción. Si un tercero lo identificó como tomador de decisiones, o si así aparece en fuentes públicas, solemos obtener la siguiente información sobre usted y la organización que representa: nombre de la empresa, cargo, nombre, función, idioma, correo electrónico, código postal, ciudad y país, número de teléfono fijo, número de whatsapp y móvil, industria, tamaño de la empresa y la flota de vehículos. Podemos combinar dichos datos con los datos generales de su organización. 3. FINALIDADES DE LOS DATOS PERSONALES: TRANSPORTEX, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales sobre clientes, proveedores, empleados, entre otros se almacena con el fin de dar cumplimiento a las actividades propias de su objeto social. Derechos del titular de la información. De conformidad con lo previsto en el artículo 8 de la ley 1581 de 2012, los titulares podrán: 3.1.1. Derecho de acceso. El titular tiene la facultad de obtener toda la información respecto de sus propios datos personales, sean parciales o completos, del tratamiento aplicado a los mismos, de la finalidad del tratamiento, la ubicación de las bases de datos y sobre las comunicaciones y/o cesiones efectuados sobre su información, sean autorizados o no. Además de solicitar prueba de la autorización otorgada a TRANSPORTEX, salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581. TRANSPORTEX debe garantizarle al Titular la gratuidad ante el acceso a la información objeto de tratamiento. 3.1.2. Derecho de actualización. El titular tendrá el derecho de actualizar sus datos personales cuando estos hayan tenido alguna variación. 3.1.3. Derecho de rectificación. Este derecho faculta a su titular para rectificar información que resulte ser inexacto, incompleto o inexistente. 3.1.4. Derecho de cancelación. El titular tiene la facultad de cancelar, en cualquier momento, sus datos personales cuando estos sean excesitos, no pertinentes o el tratamiento sea contrario a la normatividad. 3.1.5. Derecho a la revocatoria del consentimiento. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que TRANSPORTEX ha incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución. 3.1.6. Derecho a presentar quejas y reclamos o a ejercer acciones. Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. Casos en los cuales no es necesaria la autorización por parte del titular. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. Bases de datos de naturaleza pública. Casos de urgencia médica o sanitaria. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas. En estos casos, si bien no se requiere la autorización del Titular, sí tendrán aplicación los demás principios y disposiciones legales sobre la protección de datos personales. Estos derechos podrán ser ejercidos por: 1. El titular. 2. Los causahabientes del titular. 3. El representante y/o apoderado del titular. 4. Otro a favor o para el cual el titular hubiera estipulado. Todos aquellos mencionados anteriormente deberán acreditar por los medios necesarios y su calidad ante TRANSPORTEX. 4. OBLIGACIONES DE TRANSPORTEX. Cuando TRANSPORTEX, asuma la calidad de encargado del tratamiento de datos personales bajo su custodia, deberá cumplir los siguientes deberes sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la ley. 4.1. Garantizar al titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de Hábeas Data. 4.2. Informar al titular de la información, la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización. Se debe garantizar que la información suministrada es completamente autorizada por el titular según los parámetros establecidos en la ley. TRANSPORTEX se compromete a respetar las condiciones de seguridad y privacidad de la información. 4.3. Por su parte, el propietario de la información garantizará que la misma que suministra a TRANSPORTEX sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable o comprensible. 4.4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. 4.5. Solicitar y conservar, siguiendo los lineamientos de la ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el titular. 4.6. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la ley. 4.7. Actualizar la información reportada por los responsables del tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo. 4.8. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información. 4.9. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los titulares en los términos señalados en este Manual y en la ley sobre la información que fue otorgada a TRANSPORTEX. 4.10. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares. TRANSPORTEX cumple con esta obligación con la promulgación del siguiente manual. 4.11. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio o por otra autoridad competente. 4.12. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella. 4.13. Cumplir con las instrucciones o requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio. 4.14. Entrega de datos personales a las autoridades cuando se verifique la legalidad de la petición y la pertinencia de los datos solicitados que estén en poder de TRANSPORTEX. Se documentará la entrega de la información personal solicitada previendo que la misma cumpla con todos sus atributos (autenticidad, confiabilidad e integridad), y advirtiendo el deber de protección sobre estos datos, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad para la cual estos laboran. Se prevendrá a la autoridad que requiera la información personal, sobre las medidas de seguridad que aplican a los datos personales entregados y los riegos que conllevan su indebido uso e inadecuado tratamiento. 5. ÁREA RESPONSABLE DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS. Toda petición, queja o reclamo relacionado con el manejo de datos personales, en aplicación de la normatividad en vigencia, Ley 1580 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, deberá enviarse a: Dirección: Calle 196A Número 29-15, Villas de San Francisco del Municipio Floridablanca, Bucaramanga, Departamento de Santander, Colombia. Teléfono: +573136652771. E-mail: contacto@transportex.net 6. PROCEDIMIENTO DEL TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS. Toda petición, queja o reclamo, relacionado con el manejo de información personal deberán ser formulados por escrito o por correo electrónico y debe contar al menos la siguiente información. 1. Identificación del titular, donde se acredite el derecho sobre la información. a. Nombre completo b. Número de identificación, con copia del mismo. c. Domicilio d. Teléfono e. Correo electrónico 2. Descripción de los hechos que dan lugar al reclamo. 3. Documentación que sirva como prueba de los hechos. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes para subsanar las fallas. Si el interesado no se presenta dentro del mes siguiente al requerimiento, se entenderá que este ha desistido del reclamo. El término de respuesta a la solicitud por parte de TRANSPORTEX es de treinta (30) días hábiles a partir del día siguiente al recibo de la petición, queja o reclamo. Cuando no fuere posible atender la solicitud dentro del término, se le comunicará al interesado los motivos de la demora y la fecha en la cual se dará respuesta a la misma. 7. TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Las operaciones que constituyen tratamiento de datos personales por parte de TRANSPORTEX, en calidad de responsable se regirán por los siguientes parámetros. Se incluirá la previsión de verificación respectiva en documento que legitima la relación donde se solicitará la autorización y con ella se verificará y controlará que los datos solicitados sean necesarios, pertinentes y no excesivos respecto de la finalidad del tratamiento. En lo relacionado con el tratamiento de datos personales de la comunidad en general, la recolección de datos se sujetará a las disposiciones contenidas dentro del presente documento, previa a su autorización para que los titulares de la información gocen de los derechos contenidos en el manual. En cada uno de los casos antes descritos, las áreas de la organización que desarrollen los procesos de negocios en los que se involucren datos de carácter personal, deberán considerar en sus estrategias de acción la formulación de reglas y procedimientos que permitan cumplir y hacer efectiva las disposiciones aquí adoptadas, además de prevenir posibles sanciones legales. 8. PROHIBICIONES 8.1.1. TRANSPORTEX prohíbe el acceso, uso, gestión, cesión, comunicación, almacenamiento y cualquier otro tratamiento de datos personales de carácter sensible sin autorización del titular del dato personal y de la TRANSPORTEX. 8.1.2. TRANSPORTEX prohíbe a los destinatarios de esta política de tratamiento de datos personales que pueda dar lugar a alguna de las conductas descritas en la ley de datos informáticos 1273 de 2009. Salvo que cuente con la autorización del titular del dato y/o de TRANSPORTEX, según el caso. 9. ROLES Y RESPONSABILIDADES EN EL CUMPLIMIENTO DE LA PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES. La responsabilidad en el adecuado tratamiento de datos personales al interior deTRANSPORTEX, está en cabeza de todos los miembros. En consecuencia, al interior de cada área que maneje los procesos de negocios que involucren tratamiento de datos personales, deberán adoptar las reglas y procedimientos para la aplicación y cumplimiento del Manual, dada su condición de custodios de la información personal. En caso de duda remitirse al correo contacto@transportex.net para darle trámite al requerimiento. 10. TEMPORALIDAD DEL DATO PERSONAL El tratamiento de datos personales que efectúa TRANSPORTEX, la permanencia de los datos estará determinada por la finalidad de dicho tratamiento. En consecuencia, agotada la finalidad para la cual se recolectaron los datos, TRANSPORTEX procederá a su destrucción o devolución según el caso o bien a conservarlos según lo dispuesto en la ley, adoptando medidas técnicas que impidan un tratamiento inadecuado. 11. SANCIONES El régimen de sanciones será el contenido en el artículo 23 de la ley 1581 de 2012, donde se materializa los riesgos que se asumen por un indebido tratamiento de datos personales. “ARTICULO 23. Sanciones. La Superintendencia de Industria y Comercio podrá imponer a los Responsables del Tratamiento y Encargados del Tratamiento las siguientes sanciones: “a) Multas de carácter personal e institucional hasta por el equivalente de dos mil (2.000) salarios mínimos mensuales legales vigentes al momento de la imposición de la sanción. Las multas podrán ser sucesivas mientras subsista el incumplimiento que las originó. “b) Suspensión de las actividades relacionadas con el Tratamiento hasta por un término de seis (6) meses. En el acto de suspensión se indicarán los correctivos que se deberán adoptar. “c) Cierre temporal de las operaciones relacionadas con el Tratamiento una vez transcurrido el término de suspensión sin que se hubieren adoptado los correctivos ordenados por la Superintendencia de Industria y Comercio. “d) Cierre inmediato y definitivo de la operación que involucre el Tratamiento de datos sensibles.” La notificación de cualquier procedimiento de investigación por parte de cualquier autoridad, relacionado con el tratamiento de datos personales, deberá ser comunicado de manera inmediata a TRANSPORTEX con el fin de tomar las medidas tendientes a la defensa de la misma. 12. VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE DATOS La política de protección de tratamiento de información personal de TRANSPORTEX, estarán vigente desde la promulgación de datos personales hasta la terminación. Cualquier modificación a la misma se hará a discreción de TRANSPORTEX, teniendo claro que las mismas deberán estar acordes con la ley. La información que sea recolectada por TRANSPORTEX, se tendrá de manera indefinida siempre y cuando se desarrolle su objeto y mientras sea necesaria para asegurar el cumplimiento de las obligaciones de carácter legal, laboral y contable. Esto sin afectar el derecho del titular a solicitar la remoción de la misma, siempre y cuando no vaya en contra de las obligaciones propias de TRANSPORTEX. Esto de acuerdo con los derechos del titular de la información.

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